ECA-Selection

ECA/2022/23 - Assistant(e) - Service Événements, visites et protocole (EVP)

NOUS SOMMES

La Cour des comptes européenne («la Cour») est l'auditeur externe de l'Union européenne. Créée en 1975, la Cour est l'une des sept institutions de l'UE. Basée à Luxembourg, elle emploie quelque 900 agents de toutes les nationalités de l'UE, répartis entre personnel d'audit, personnel de soutien et personnel administratif.

Composée de 27 membres (un par État membre de l'UE), la Cour agit en collège. Nos auditeurs vérifient que l'UE tient une comptabilité rigoureuse, que ses règles financières sont correctement appliquées et que ses politiques et programmes atteignent les objectifs fixés, les fonds étant utilisés de façon optimale.

Par nos travaux, nous contribuons à l'amélioration de la gestion financière de l'UE, œuvrons au renforcement de l'obligation de rendre compte et encourageons la transparence. Nous mettons en garde contre les risques et relevons les lacunes et les réussites, tout en fournissant une assurance et des orientations aux décideurs politiques et aux législateurs de l'UE. Nous présentons nos observations et nos recommandations au Parlement européen, au Conseil de l'UE, aux gouvernements et aux parlements nationaux ainsi qu'au grand public.

Nous sommes une organisation moderne et dynamique qui vise et encourage l'excellence, le professionnalisme, la transparence et l'intégrité. Nous nous définissons comme une institution flexible qui soutient la diversité et l'équité, et donne à chaque personne la possibilité de développer au maximum ses talents. Allié à un programme de formation ambitieux, l'engagement, tant individuel que collectif, des agents dans les activités de la Cour contribue à faire de celle-ci un lieu de travail intellectuellement stimulant et une organisation fondée sur l'apprentissage, qui s'appuie sur ses connaissances institutionnelles et sur un personnel motivé et bien formé pour servir l'UE et ses citoyens.

Nous sommes une institution européenne à taille humaine, ce qui facilite l'intégration ainsi que les interactions, et favorise le travail en équipe. Nous accordons de l'importance à la diversité et à l'inclusion, nous œuvrons en faveur de l'égalité des chances et nous faisons en sorte de mettre en place un environnement de travail respectueux fondé sur une communication ouverte, sur le dialogue et sur la confiance mutuelle. L'adhésion du personnel, le bien-être et le respect de l'environnement sont des fondements importants de nos politiques internes.

Au sein de la direction Ressources humaines, finances et services généraux, le rôle du service Événements, visites et protocole est d'organiser, en partenariat avec les parties prenantes, des événements internes et externes. Nous concevons et gérons une large gamme d'événements: événements à caractère institutionnel, visites de haut niveau, cérémonies, événements sociaux, réceptions, événements de réseautage avec des participants internationaux et interinstitutionnels, conventions, séminaires, signature de partenariats, etc. Nous mettons à profit notre expérience et notre savoir-faire, que nous combinons toujours avec créativité et innovation afin d'offrir des services à valeur ajoutée. Nous gérons et organisons également toutes les prestations liées à la restauration. Notre mission est d'agir en tant que facilitateur entre tous les services concernés par un événement donné, tels que la communication, l'informatique, les services techniques, le transport, la sécurité et d'autres intervenants, le cas échéant. Notre travail, qui se déroule principalement dans les coulisses, consiste à organiser et à coordonner chaque aspect d'un événement pour en faire une expérience unique pour tous les participants.

NOUS PROPOSONS

Le présent avis de vacance est publié en vertu l'article 29, paragraphe 1, points a), b) et c), du statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après le «statut»).

Le poste publié est donc ouvert UNIQUEMENT aux fonctionnaires AST de la Cour des comptes européenne, aux fonctionnaires AST des autres institutions européennes ainsi qu'aux lauréats de concours EPSO pour le groupe de fonctions AST.

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e), qui rejoindra notre équipe.

L'assistant(e) sera chargé(e) des événements, visites et aspects protocolaires et sera placé(e) sous l'autorité du manager principal du service Événements, visites et protocole (EVP). Il/Elle aura pour mission:

‒         d'organiser les événements internes et externes, les visites officielles ou non, et les cérémonies d'envergure, ainsi que d'en assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi;

‒         de coordonner et d'organiser tous les aspects liés à la restauration;

‒         de coordonner et de piloter la logistique des manifestations prévues;

‒         d'assurer le suivi et la gestion administrative et budgétaire des événements;

‒         d'animer les divers réseaux de contact afin d'assurer le bon déroulement des événements;

‒         d'entretenir de bonnes relations de travail avec les équipes de soutien internes à l'institution;

‒         de fournir aux services demandeurs des conseils et une assistance concernant différents aspects protocolaires;

‒         de contribuer à la mise en place de politiques et de procédures liées à la gestion d'événements et aux activités protocolaires;

‒         de contribuer au maintien de relations de qualité avec les autres institutions et organisations européennes et internationales, ainsi qu'avec d'autres organes le cas échéant;

‒         de mener des activités de communication telles que la rédaction de lettres, d'invitations, de procédures, etc.;

‒         de promouvoir positivement les actions du service et l'image de la Cour;

‒         de contribuer aux tâches qui incomberont au service Événements, visites et protocole;

‒         de contribuer à la diffusion de connaissances et d'informations au sein de son équipe et de l'institution.

NOUS RECHERCHONS

L'emploi publié est ouvert aux personnes qui, à la date limite de dépôt des candidatures, remplissent les critères d'admissibilité définis dans le statut. Les exigences sont détaillées dans leur intégralité ci-après.

1)          Qualifications

Conformément aux dispositions de l'article 5 du statut, les candidats doivent avoir:

—          un niveau d'enseignement supérieur sanctionné par un diplôme, ou

—          un niveau d'enseignement secondaire sanctionné par un diplôme donnant accès à l'enseignement supérieur et une expérience professionnelle appropriée de trois années au moins, ou

—          lorsque l'intérêt du service le justifie, une formation professionnelle ou une expérience professionnelle de niveau équivalent.

2)          Expérience et compétences

Les candidats devront démontrer qu'ils possèdent:

‒           une expérience dans l'organisation d'événements et/ou d'activités protocolaires, y compris dans la réalisation de tâches logistiques et manuelles;

‒           une capacité à faire preuve de discrétion, de tact et de diplomatie, ainsi qu'une aptitude à communiquer efficacement, à l'oral comme à l'écrit, avec des acteurs, des partenaires et des équipes multiculturelles, en cultivant la relation client;

‒           une grande disponibilité et flexibilité;

‒           un sens aigu de l'organisation et de l'anticipation, ainsi qu'une capacité à travailler sous pression de manière à la fois autonome et en équipe;

‒           une bonne maîtrise des outils bureautiques de la suite Microsoft Office.

3)          Connaissances linguistiques

L'anglais et le français étant les langues de travail officielles de la Cour, le niveau de connaissance, tant pour la compréhension que pour l'expression écrite et orale, doit être bon pour ces deux langues (C1 au moins).

Veuillez préciser dans votre CV votre niveau de connaissances linguistiques, en vous référant au modèle d'évaluation suivant:

https://europa.eu/europass/fr/common-european-framework-reference

CANDIDATURES

La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée au 9 décembre 2022 à 12 heures (midi) HEC.

Les candidatures devront être introduites uniquement au moyen du formulaire en ligne prévu pour l'emploi faisant l'objet du présent avis et être accompagnées des documents suivants, rédigés en anglais ou en français:

—          une lettre de motivation (une page au maximum);

—         un curriculum vitae à jour (trois pages au maximum), établi à l'aide du modèle «curriculum vitae Europass» (voir https://europa.eu/europass/fr));

—          (uniquement pour les fonctionnaires de l'UE qui ne travaillent pas à la Cour) un document attestant le groupe de fonctions, le grade et la qualité de fonctionnaire.

Les lauréats de concours généraux de la fonction publique européenne sont priés d'indiquer la référence du concours dans leur curriculum vitae ou leur lettre de motivation.

Toute candidature ne respectant pas strictement ces instructions sera rejetée.

Seules les informations fournies dans votre curriculum vitae, votre lettre de motivation et, le cas échéant, le document attestant votre qualité de fonctionnaire seront prises en considération lors de l'évaluation de votre candidature.

Le comité de sélection évaluera les candidatures sur la seule base des informations fournies dans ces documents. Il pourra demander aux candidats de fournir des pièces justificatives relatives aux déclarations figurant dans les dossiers de candidature. Si les candidats ne sont pas en mesure de fournir les pièces justificatives demandées, leur candidature sera rejetée.

Afin que leur candidature puisse être soumise à temps, nous recommandons vivement aux candidats de ne pas attendre les dernières heures précédant l'expiration du délai pour la poser. L'expérience montre que les risques d'encombrement du système augmentent à mesure que le délai de dépôt des candidatures approche.

POLITIQUE DE RECRUTEMENT

Conformément à sa politique en matière de diversité et d'inclusion et à l'article premier quinquies du statut, la Cour soutient la diversité et promeut l'égalité des chances. Elle accepte les candidatures sans discrimination fondée sur quelque motif que ce soit et prend des mesures garantissant un recrutement équilibré entre femmes et hommes, conformément aux dispositions de l'article 23 de la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne. La Cour applique également des mesures visant à concilier vie professionnelle et vie familiale.

Si des dispositions particulières liées à un handicap spécifique sont nécessaires pour vous permettre de participer à cette procédure de sélection, veuillez envoyer en temps utile un courriel à l'adresse ECA-Selection@eca.europa.eu.

PROTECTION DES DONNÉES

La Cour s'engage à garantir que les données à caractère personnel des candidats seront traitées conformément aux dispositions du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l'Union et à la libre circulation de ces données.

De plus amples informations sont disponibles dans la déclaration de confidentialité propre aux recrutements, à l'adresse:

https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/Specific_Privacy_Statement_vacancies/Specific_Privacy_Statement_vacancies_FR.PDF.

DEMANDE DE RÉEXAMEN – RÉCLAMATION ET RECOURS – PLAINTE AUPRÈS DU MÉDIATEUR EUROPÉEN

À tous les stades de la procédure de sélection, si vous estimez qu'une décision vous fait grief, les options ci-après s'offrent à vous, dans l'ordre indiqué:

I.            Demande de réexamen de la décision prise par le comité de sélection

Il est possible d'introduire par écrit une demande motivée de réexamen de la décision prise par le comité de sélection, dans un délai de dix jours à compter de la notification de la décision, à l'adresse ECA-Recours@eca.europa.eu. Si le dernier jour tombe un jour férié, un samedi ou un dimanche, le délai prend fin au terme du jour ouvré suivant.

II.          Réclamation

En vertu de l'article 90, paragraphe 2, du statut, vous pouvez introduire, en cas de rejet de votre candidature, une réclamation écrite contre la décision de la Cour, dans un délai de trois mois à compter de la notification de la décision, à l'adresse suivante:

Monsieur le Secrétaire général

Cour des comptes européenne

12, rue Alcide De Gasperi

L-1615 Luxembourg

LUXEMBOURG

III.        Recours en justice

En vertu de l'article 91 du statut, vous avez la possibilité de former un recours devant la Cour de justice de l'Union européenne contre une décision de rejet de votre réclamation, dans la mesure où cette décision vous fait grief. Le recours doit être introduit par un avocat dans un délai de trois mois à compter de la notification de la décision de rejet de la réclamation.

IV.       Plainte auprès du Médiateur européen

Si vous estimez que la gestion de votre candidature a donné lieu à une mauvaise administration de la part de la Cour, vous pouvez introduire une plainte auprès du Médiateur européen, après avoir contacté préalablement la Cour dans le but de régler le différend. Cette plainte est à transmettre par écrit, dans un délai de deux ans à compter de la découverte des faits qui la motivent. Un formulaire de plainte en ligne est disponible sur le site internet du Médiateur européen. La saisine du Médiateur européen n'a pas pour effet de suspendre les délais de recours indiqués plus haut.

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